ความสำคัญของสารสนเทศ
ปัจจุบัน IT ได้ทวีความสำคัญขึ้นอย่างมาก ทั้งในชีวิตประจำวัน ชีวิตการทำงาน และการดำเนินงานองค์การต่าง ๆ จนบางครั้งอาจเปรียบสารสนเทศได้เสมือนกับสายเลือดที่หล่อเลี้ยงการทำงานแทบทุกด้านขององค์กร และผลกระทบของสารสนเทศมีอย่างกว้างขวาง ทั้งในระดับบุคคล กลุ่ม องค์กร รวมทั้งการทำงานในสาขาวิชาชีพต่าง ๆ
การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมในปัจจุบันทำให้สารสนเทศมีความสำคัญเพิ่มขึ้น โดยเน้นประเด็นต่อไปนี้
- ระบบเศรษฐกิจยุคใหม่
- การเปลี่ยนแปลงด้านองค์การและการบริหาร
- การเปลี่ยนแปลงด้านเทคโนโลยี
ข้อมูล (Data) คือ ข้อเท็จจริงเกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ผ่านการประมวลผล ยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้งาน ข้อมูลอาจเป็นตัวเลข ตัวอักษร สัญลักษณ์ รูปภาพ เสียง หรือภาพเคลื่อนไหว
สารสนเทศ (Information) คือ ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลหรือจัดระบบแล้ว เพื่อให้มีความหมายและคุณค่าสำหรับผู้ใช้ มีประโยชน์ต่อการตัดสินใจ
ความรู้ (Knowledge) คือ สารสนเทศบวกกับ Know-how คือ สารสนเทศอย่างเดียวไม่พอที่จะทำให้เกิดความรู้ เราต้องเข้าใจวิธีที่ดีที่สุดในการใช้สารสนเทศในการแก้ปัญหาผลิตสินค้าหรือบริการ
ลักษณะของสารสนเทศที่ดี
คุณค่าของสารสนเทศของแต่ละคนไม่จำเป็นต้องเหมือนกัน(Haag et al, 2000) ในบทนี้จะกำหนดลักษณะของสารสนเทศที่ดีไว้ 4 มิติ คือ
1. มิติด้านเวลา (Time)
• การทันเวลา (Timeliness) »สามารถหาได้รวดเร็วทันเวลาที่ต้องการ
• ความเป็นปัจจุบัน (Up-to-date)» มีการปรับปรุงข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
• มีระยะเวลา (Time Period) » มีข้อมูลทั้งในอดีต ปัจจุบัน และอนาคต ซึ่งจะเป็นประโยชน์ต่อการวางแผนและการตัดสินใจ
2. มิติด้านเนื้อหา (Content)
• ความถูกต้องเที่ยงตรง » สารสนเทศซึ่งไม่มีข้อผิดพลาด
• ความสัมพันธ์กับเรื่อง » สอดคล้องกับเรื่องที่ต้องการ
• ความสมบูรณ์ » คลอบคลุมรายละเอียดที่สำคัญทุกเรื่องที่ต้องการทราบ
• ความน่าเชื่อถือได้ » ขึ้นอยู่กับการเก็บรวบรวมข้อมูล และแหล่งที่มาของข้อมูล
• ตรวจสอบได้ » ตรวจสอบความถูกต้องและแหล่งที่มา
3. มิติด้านรูปแบบ (Format)
• ความชัดเจน
• ระดับของการนำเสนอรายละเอียด
• รูปแบบการนำเสนอ
• สื่อในการนำเสนอ
• ความยืดหยุ่น
• ความประหยัด
4. มิติด้านกระบวนการ (Process)
• ความสามารถในการเข้าถึง
• การมีส่วนร่วม
• การเชื่อมโยง
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ คือ ระบบที่รวบรวม ประมวล เก็บรักษา และเผยแพร่สารสนเทศ เพื่อใช้ในการวางแผน การพัฒนาตัดสินใจ ประสานงานและควบคุมการดำเนินงาน
ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่ใช้คอมพิวเตอร์ (Computer-Based Information Systems : CBIS) มีองค์ประกอบที่สำคัญ 5 ส่วนคือ
- ฮาร์ดแวร์ (Hardware)
- ซอฟท์แวร์ (Software)
- ฐานข้อมูล (Database)
- เครือข่าย (Network)
- กระบวนการ (Procedure)
- คน (People)
บทบาทของนักบริหารและ ผู้ปฏิบัติงานเกี่ยวกับสารสนเทศ
• กำหนดสารสนเทศทีต้องการ (what) โดยพิจารณาจากลักษณะงาน หรือหน้าที่ของหน่วยงาน
• พิจารณาเวลา (when) ที่ต้องใช้สารสนเทศนั้น เพื่อกำหนดเวลารวบรวม ประมวลผล จัดทำรายงาน
• ทราบว่าจะหาสารสนเทศดังกล่าวได้ที่ไหน (where) จากแหล่งข้อมูลภายใน หรือภายนอก
• เข้าใจว่าทำไม (why) จึงต้องมีสารสนเทศนั้น ทราบถึงสาเหตุในการเก็บรวบรวมข้อมูล
• ทราบว่าผู้ใช้สารสนเทศคือใคร (for whom) เพื่อจะได้จัดทำรูปแบบการนำเสนอให้เหมาะสม
• จะใช้เครื่องมืออะไร (how) ในการเก็บรวบรวม ประมวล รักษาสารสนเทศ
• สามารถเข้าใจความหมายของสารสนเทศที่หามาได้
• สามารถดำเนินการหรือปฏิบัติงานได้อย่างเหมาะสม
• ใช้สารสนเทศอย่างถูกต้องตามกฎหมายและอย่างมีจริยธรรม
ประโยชน์ของสารสนเทศ
1. ประสิทธิภาพ (Efficiency)
- ระบบสารสนเทศทำให้การปฏิบัติงานมีความรวดเร็ว
- ระบบสารสนเทศช่วยในการเข้าถึงข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็ว
- ระบบสารสนเทศช่วยให้การติดต่อสื่อสารเป็นไปได้อย่างรวดเร็ว
- ช่วยลดต้นทุน
- ช่วยให้การประสานงานระหว่างฝ่ายต่าง ๆ เป็นไปได้ด้วยดี
2. ประสิทธิผล (Effectiveness)
- ระบบสารสนเทศช่วยในการตัดสินใจ ส่งผลให้การดำเนินงานบรรลุวัตถุประสงค์ได้
- ระบบสารสนเทศช่วยในการเลือกผลิตสินค้า/บริการที่เหมาะสม
- ระบบสารสนเทศช่วยในการปรับปรุงคุณภาพของสินค้า/บริการให้ดีขึ้น,ทำได้ถูกต้องและรวดเร็วขึ้น, ตรงกับความต้องการของลูกค้าได้ดีขึ้น
3. ความได้เปรียบในการแข่งขัน (Competitive Advantage)
มีการนำสารสนเทศมาใช้และทำให้เกิดการบริหาร/จัดการงานแบบใหม่ เช่น Supply Chain Management, Good Governance เป็นต้น
4. คุณภาพชีวิตการทำงาน (Quality of Working Life)
เทคโนโลยีสารสนเทศทำให้เกิดเครื่องมือการทำงานแบบใหม่ เช่น Internet, E-mail, Mobile และทำให้เกิดการทำงานรูปแบบใหม่ ๆ เช่น ระบบ Tele/Video Conferencing, Electronic Data Interchange, Virtual Organization เป็นต้น ซึ่งทำให้ประหยัดทรัพยากร และเพิ่มคุณภาพการเป็นอยู่ของคนได้
องค์การเสมือนจริง (Virtual Organization)
องค์กรเสมือนจริงเป็นรูปแบบขององค์กรแบบใหม่ ดังนั้น จึงยังไม่มีคำจำกัดความที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป ตัวอย่างคำจำกัดความขององค์กรเสมือนจริงเช่น
- องค์กรเสมือนจริง คือ องค์กรที่ใช้เครือข่ายในการเชื่อมโยงคน ทรัพย์สิน และความคิดต่าง ๆ เพื่อสร้างและกระจายสินค้าและบริการ โดยไม่มีข้อจำกัดในเรื่องขอบเขตขององค์กรแบบเดิม หรือข้อจำกัดในด้านสถานที่ตั้งขององค์กร (Laudon & Laudon, 1999)
- องค์กรเสมือนจริง คือ รูปแบบองค์กรแบบใหม่ ซึ่งประกอบด้วยคน กลุ่มคน หรือหน่วยงาน หรือองค์การซึ่งไม่ได้อยู่ภายใต้องค์กรเดียวกัน และกระจายอยู่ตามที่ต่าง ๆ ในลักษณะชั่วคราวหรือถาวร โดยผ่านการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์เพื่อจะดำเนินการในกระบวนการผลิต (Travica, 1997)
ลักษณะขององค์กรเสมือนจริง
• การใช้เทคโนโลยีสื่อสารโทรคมนาคม
• สังคมกับชุมชนเครือข่ายซึ่งมีการร่วมมือและพึ่งพากัน
• สังคมกับชุมชนเครือข่ายซึ่งมีการร่วมมือและพึ่งพากัน
• ความยืดหยุ่น
• ความไว้วางใจ
• การบริหารตนเอง
• ขอบเขตองค์กรไม่แน่ชัด
• ไม่มีสถานที่ตั้งขององค์กร
สาเหตุของการเกิดองค์กรเสมือนจริง
1. การเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อม
2. ความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศ
3. ลูกค้า
4. คนทำงาน
ประโยชน์ขององค์กรเสมือนจริง
1. องค์การ
- เสริมสร้างให้ธุรกิจขนาดเล็กใช้ทรัพยากรในเครือข่ายเพื่อแข่งขันกับธุรกิจขนาดใหญ่ได้
- ทำให้องค์กรสามารถสร้างความชำนาญเฉพาะด้านที่ตนเองเชี่ยวชาญให้มีความโดดเด่นได้
2. ผลผลิต
- ช่วยปรับปรุงผลผลิต ให้มีคุณภาพและรวดเร็วขึ้น
- ลดเวลาการผลิตสู่ตลาด เพิ่มอัตราการขยายตัวของสินค้าในตลาด
3. คนทำงาน
- เพิ่มความสำคัญของมนุษย์มากขึ้น เปิดโอกาสให้คนทำงานโดยใช้ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น
- เปิดโอกาสให้คนทำงานแลกเปลี่ยนความรู้ ทักษะและประสบการณ์จากหลาย ๆ แห่งได้
4. ระยะทาง
- ระยะทางไม่เป็นอุปสรรคในการทำงาน
- ประหยัดค่าใช้จ่ายและระยะเวลาในการเดินทาง
5. สถานที่ตั้ง
- ลดปัญหาความเสียหายด้านกายภาพ เช่น ไฟไหม้ แผ่นดินไหว, น้ำท่วม, การประท้วงต่าง ๆ
- ลดต้นทุนการใช้พื้นที่ของสถานที่ทำงาน
- ทำให้คนงานมีเวลาอยู่กับครอบครัวมากขึ้น
รีอินจีเนียริ่ง คือ การทบทวนความคิดพื้นฐาน และการออกแบบกระบวนการทำงานใหม่โดยสิ้นเชิง เพื่อให้บรรลุผลการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ ในผลงาน เช่น ต้นทุน, คุณภาพ, บริการ, และความเร็ว (Hammer & Champy, 1993)
หลักการของรีอินจีเนียริ่ง
1. การคิดใหม่จากพื้นฐาน
2. การออกแบบใหม่อย่างถอนรากถอนโคน
3. การปรับปรุงที่ส่งผลอย่างใหญ่หลวง
4. เน้นการเปลี่ยนแปลงกระบวนการทำงาน
ข้อดีของรีอินจีเนียริ่ง
1. ปรับเปลี่ยนแนวคิดใหม่ในการทำงานทั้งหมด โดยไม่ยึดติดกับระบบการทำงานแบบเดิม
2. มุ่งตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป็นสำคัญ
3. เจ้าหน้าที่/พนักงาน ทำงานได้เป็นอิสระมากขึ้น
4. มีการนำ IT/IS มาใช้ในการปรังปรุงงาน
5. เป็นวิธีปรับปรุงที่ให้ความสำคัญต่อกระบวนการเป็นสำคัญ
ข้อจำกัดของรีอินจีเนียริ่ง
1. RE ละเลยเรื่องคนในองค์กร ทำให้พนักงานขาดขวัญ และกำลังใจในการทำงาน
2. ขาดการนำเรื่องวัฒนธรรมองค์การมาพิจารณาในการปรับปรุงงาน
3. การทำ RE เป็นการเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ ยากที่จะทำให้ประสบความสำเร็จโดยฉับพลัน และยังมีความเสี่ยงค่อนข้างสูง
4. มีลักษณะการเปลี่ยนแปลงจากระดับสูงลงมา ขาดการมีส่วนร่วมจากระดับล่าง ทำให้พันธะผูกพัน การเปลี่ยนแปลงมีน้อย
การจัดการความรู้ คือ กระบวนการที่สำคัญในการสร้าง จัดระบบ และถ่ายทอดความรู้อย่างทั่วถึงภายในองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน หรือทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผลมากขึ้น
องค์ประกอบของ Knowledge Management มีดังนี้
- การสร้างความรู้ คือ การแสวงหาความรู้ใหม่ ๆ ให้เกิดขึ้นในองค์กร โดยผ่านกลไก การเรียนรู้ อาทิ การวิจัยและพัฒนา การร่วมกันแก้ไขปัญหา, การพัฒนาเครือข่าย, หรือการพัฒนาผ่านเครือข่ายเป็นต้น- การจัดระบบความรู้ เมื่อความรู้ได้สร้างขึ้นแล้ว จะมีกระบวนการต่อเนื่องในการจัดระบบความรู้ รวมถึงการแสดงความรู้ในลักษณะที่ง่ายต่อการเข้าถึงหรือถ่ายโอน
- การถ่ายทอดความรู้ คือ การนำความรู้ที่มีอยู่ถ่ายทอดไปยังบุคคลอื่น หรือหน่วยงานอื่น เช่นการใช้เครือข่ายในองค์กร หรือการใช้ซอร์ฟแวร์สำหรับทำงานเป็นกลุ่ม
ผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศ
1. กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านบวก (Optimism)- แนวคิดนี้ซึมลึกอยู่ในวัฒนธรรมของอเมริกัน โดยมีสมมติฐานว่า IT ไม่ควรได้รับการปฏิเสธไม่ว่าภายใต้สถาณการณ์ใด ๆ แต่ควรจะมีการนำไปใช้อย่างแพร่หลายและรวดเร็ว
- แนวคิดนี้เชื่อว่า IT เป็นยาสารพัดโรคที่แก้ปัญหาทุกอย่างได้
- แนวคิดนี้เชื่อว่า IT มีลักษณะเบ็ดเสร็จสมบูรณ์ในการควบคุมกระบวนการทำงานภายในองค์กร
- แนวคิดนี้เชื่อว่า IT เป็นยาสารพัดโรคที่แก้ปัญหาทุกอย่างได้
- แนวคิดนี้เชื่อว่า IT มีลักษณะเบ็ดเสร็จสมบูรณ์ในการควบคุมกระบวนการทำงานภายในองค์กร
- แนวคิดนี้เชื่อว่า IT จะนำไปสู่การจ้างงานเพิ่มขึ้น, ทำให้มีการกระจายอำนาจมากขึ้น, ทำให้การติดต่อสื่อสารดีขึ้น, ช่วยเพิ่มผลผลิต
2. กลุ่มที่มองผลกระทบในด้านลบ (Pressimism)
- แนวคิดนี้มองว่า องค์กรประกอบด้วยกลุ่มคนที่มีความขัดแย้ง และกลุ่มที่มีอำนาจเหนือกว่าจะนำ IT เข้ามาใช้ในการควบคุมการทำงาน
- กลุ่มนี้มองว่า IT จะนำไปสู่การจ้างงานที่ลดลง, ทำให้มีการรวมศูนย์อำนาจมากขึ้น, ทำให้มีสารสนเทศมากเกินไป และไม่ได้ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงในผลผลิตที่แท้จริงแต่อย่างใด
- กลุ่มนี้มองว่า IT ทำให้การทำงานเป็นลักษณะประจำ, น่าเบื่อ, ทำให้ความพอใจและคุณภาพชีวิตการทำงานลดลง
- กลุ่มนี้มองว่า IT ทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ เช่น ปัญหาเศรษฐกิจ,สังคม ฯลฯ
3. กลุ่มที่มองผลกระทบในลักษณะสัมพันธ์ (Relativism) - กลุ่มนี้มองว่า IT จะเป็นตัวแปรแทรกระหว่างความสัมพันธ์ระหว่างคนและองค์การ
- กลุ่มนี้มองว่า IT จะเป็นบวกหรือลบขึ้นอยู่กับการสร้างและการใช้เทคโนโลยี
- กลุ่มนี้มองว่า การออกแบบ IT ที่ดี คือ การสร้างดุลยภาพระหว่างความพอใจของผู้ใช้และประสิทธิภาพด้านเทคนิค การออกแบบระบบคอมพิวเตอร์ที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้งานประสบความสำเร็จ แต่ยังช่วยให้คนมีความพอใจในการทำงานเพิ่มขึ้นด้วย
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น